Os recibos, para quitação das facturas, sua obrigatoriedade.

Enfrentamos diariamente, felizmente cada vez menos, reacção negativa à emissão de recibos para quitação de facturas, por parte de muitos dos fornecedores dos nossos clientes, pelo que decidimos compilar o que a legislação refere sobre este assunto.

Para além das comunicações que algumas empresas têm enviado aos seus clientes participando o cancelamento do envio de recibos das facturas liquidadas, alegando estarem dispensados ao abrigo do (CIS) - Código de Imposto do Selo e do (CIVA) - Código do Imposto Sobre Valor Acrescentado embora, caso o cliente assim o deseje, continuariam a enviar o referido recibo de quitação, outras empresas, ao serem instadas a emitirem o recibo de quitação das importâncias pagas, recusam a sua emissão alegando que o mesmo “não é obrigatório”, que “está fora de uso” e que o meio de pagamento, se for cheque ou transferência bancária, “prova o pagamento”.

O cheque ou a transferência bancária provam que pagamento? E se o meio de pagamento for dinheiro?

Todas as empresas têm direitos e obrigações, nomeadamente nos âmbitos jurídico, fiscais e contabilísticos, vejamos:

Código Civil:

Artigo 787º – Direito à quitação

1. Quem cumpre a obrigação tem o direito de exigir quitação daquele a quem a prestação é feita, devendo a quitação constar de documento autêntico ou autenticado ou ser provida de reconhecimento notarial, se aquele que cumpriu tiver nisso interesse legítimo.

2. O autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento.

Código Comercial:

Artigo 40.º – Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos

1 - Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos. (Redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março) 2 - Os documentos referidos no número anterior podem ser arquivados com recurso a meios electrónicos. (Redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de Março)

Artigo 476.º – Entrega da factura e do recibo

O vendedor não pode recusar ao comprador a factura das coisas vendidas e entregues, com o recibo do preço ou da parte de preço que houver embolsado.

Obrigações Fiscais e Contabilísticas:

CIVA – Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado

Artigo 8.º - Exigibilidade do imposto em caso de obrigação de emitir factura

1 - Não obstante o disposto no artigo anterior, sempre que a transmissão de bens ou prestação de serviços dê lugar à obrigação de emitir uma factura ou documento equivalente, nos termos do artigo 29.º, o imposto torna-se exigível:

a) Se o prazo previsto para a emissão de factura ou documento equivalente for respeitado, no momento da sua emissão;

b) Se o prazo previsto para a emissão não for respeitado, no momento em que termina;

c) Se a transmissão de bens ou a prestação de serviços derem lugar ao pagamento, ainda que parcial, anteriormente à emissão da factura ou documento equivalente, no momento do recebimento desse pagamento, pelo montante recebido, sem prejuízo do disposto na alínea anterior.

2 - O disposto no número anterior é ainda aplicável aos casos em que se verifique emissão de factura ou documento equivalente, ou pagamento, precedendo o momento da realização das operações tributáveis, tal como este é definido no artigo anterior.

Nota: Depreende-se, pela leitura da alínea c) e do número 2 que, o imposto torna-se exigível no momento do recebimento desse pagamento, ainda que parcial, pelo montante recebido, daí a importância e a necessidade da emissão do recibo;

CIRS – Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares

Artigo 115.º - Emissão de recibos e facturas

1 - Os titulares dos rendimentos da categoria B são obrigados:

a) A passar recibo, em modelo oficial, de todas as importâncias recebidas dos seus clientes, pelas prestações de serviços referidas na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º, ainda que a título de provisão, adiantamento ou reembolso de despesas, bem como dos rendimentos indicados na alínea c) do n.º 1 do mesmo artigo; ou (Redacção dada pela Lei n.º 3-B/2010, de 28 de Abril – OE)

b) A emitir factura ou documento equivalente por cada transmissão de bens, prestação de serviços ou outras operações efectuadas, e a emitir documento de quitação de todas as importâncias recebidas.

2 - No caso de lhes aproveitar a dispensa de obrigação de facturação, nos termos do n.º 1 do artigo 39.º do Código do IVA, são os mesmos titulares obrigados à observância do disposto nos demais números do referido preceito, com as necessárias adaptações.

3 - Os titulares dos rendimentos referidos nas alíneas h) e i) do n.º 2 do artigo 3.º ficam dispensados do cumprimento das obrigações previstas nas alíneas a) e b) do n.º 1, sem prejuízo de deverem emitir recibo de quitação das importâncias recebidas.

4 - As pessoas que paguem rendimentos previstos no artigo 3.º são obrigadas a exigir os respectivos recibos, facturas ou documentos equivalentes e a conservá-los durante os cinco anos civis subsequentes, salvo se tiverem de dar-lhes outro destino devidamente justificado.

CIRC – Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas

Artigo 123.º Obrigações contabilísticas das empresas

1 - …

2 - Na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:

a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e susceptíveis de serem apresentados sempre que necessário;

b) As operações devem ser registadas cronologicamente, sem emendas ou rasuras, devendo quaisquer erros ser objecto de regularização contabilística logo que descobertos.

3 - Não são permitidos atrasos na execução da contabilidade superiores a 90 dias, contados do último dia do mês a que as operações respeitam.

4 - Os livros, registos contabilísticos e respectivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos.

5 - …

6 - …

7 - ...

8 - …

REGIT - Regime Geral das Infracções Tributárias

Artigo 123.º Violação do dever de emitir ou exigir recibos ou facturas

1 - A não passagem de recibos ou facturas ou a sua emissão fora dos prazos legais, nos casos em que a lei o exija, é punível com coima de (euro) 100 a (euro) 2500.

2 - A não exigência, nos termos da lei, de passagem ou emissão de facturas ou recibos, ou a sua não conservação pelo período de tempo nela previsto, é punível com coima de (euro) 50 a (euro) 1250.

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Transcrevemos, com a devida vénia, a análise final de um estudo efectuado, sobre este mesmo assunto, no site do IATOC – Instituto para Apoio a Técnicos Oficiais de Contas, pelo Dr. João Colaço:

“Para além de toda esta argumentação de índole legalista, e que pensamos ser inatacável, outra há que deixamos à consideração de todos aqueles que se dedicam à profissão, tão absorvente e tão madrasta, de Técnico Oficial de Contas.

É a questão do bom senso e da necessidade de controlo das operações, como muito bem a ela se refere a Comissão de Normalização Contabilística.

Se, já hoje em dia, a conciliação de contas correntes de terceiros constitui, por vezes, um autêntico quebra-cabeças, o que seria se deixassem de existir recibos?

Quase nos apetece dizer que, se calhar, passariam a estar todas certas! …”
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Concluimos - É OBRIGATÓRIO PASSAR RECIBOS PARA DAR QUITAÇÃO ÀS FACTURAS