INFORMAÇÃO VINCULATIVA
FICHA DOUTRINÁRIA
Diploma: CIVA
Artigo: 19º e 20º
Assunto: Faturas - Remetidas pelos fornecedores via mensagem eletrónica com ficheiro PDF
Processo: nº 12676, por despacho de 2017-11-28, da Diretora de Serviços do IVA, (por subdelegação)
Conteúdo: Tendo por referência o pedido de informação vinculativa solicitada, ao abrigo do art° 68° da Lei Geral Tributária (LGT), presta-se a seguinte informação.
I - DESCRIÇÃO DOS FACTOS
1. Da descrição dos factos apresentada decorre, em termos sintéticos, o seguinte:
2. A Requerente tem vindo a receber solicitações por parte de fornecedores nacionais e não nacionais para que as faturas deixem de lhe ser remetidas em papel e passem a ser enviadas apenas via mensagem eletrónica com ficheiro PDF.
3. A Requerente tem vindo a aceitar que lhe sejam remetidas via mensagem eletrónica apenas as faturas emitidas nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do Código do IVA (CIVA).
4. Tendo em consideração o disposto na informação vinculativa prestada no processo n.º 3350, de 17 de julho de 2012, mais especificamente, na questão relativa às "faturas processadas através de sistemas informáticos (referidas em 5.II da IV)" [que se referia às faturas processadas através de sistemas informáticos, desde que utilizem software que garanta a sua numeração e obedeça aos requisitos exigidos nos n.ºs 2 e seguintes do artigo 5.º do Decreto-lei n.º 198/90. De 19 de junho, bem como da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, alterada pela Portaria n.º 22-A/2010, de 24 de janeiro], pretende ser informada sobre se pode aceitar receber via mensagem eletrónica as faturas de fornecedores processadas em PDF mas que não respeitam o estipulado no n.º 10 do artigo 36.º.
II - ANÁLISE
5. A alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA estabelece a obrigação geral de emissão de fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como definidas nos artigos 3.º e 4.º, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços.
6. Através da fatura permite-se a determinação do regime de IVA e montante de imposto incidente sobre as operações tributáveis, possibilita-se à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) a fiscalização do imposto, servindo ainda de suporte ao exercício e comprovação do direito à dedução pelos sujeitos passivos.
7. No que se refere a este último aspeto, o artigo 19.º do CIVA exige que as faturas sejam emitidas em nome do sujeito passivo, que estejam na sua posse e que sejam passadas na forma legal, devendo conter os elementos previstos nos artigos 36.º ou 40.º, consoante se trate de fatura ou fatura simplificada, respetivamente (cf. alínea a) do n.º 2 e n.º 6 do artigo 19.º).
8. Com exclusão das faturas eletrónicas, cujo regime se encontra, essencialmente, previsto no n.º 10 do artigo 36.º, as faturas são emitidas em papel, sendo processadas através de sistemas informáticos ou sendo pré impressas em tipografias autorizadas, conforme dispõe o artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de junho, na sua redação atual.
9. No que respeita à utilização de sistemas informáticos de faturação, estes devem assegurar a respetiva integridade operacional, a integridade da informação arquivada eletronicamente e a disponibilidade da documentação técnica relevante, nos termos referidos nos n.ºs 2 a 5 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90.
10. Nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma, a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação (n.º 14 do artigo 36.º).
11. As faturas podem ser emitidas em uma ou mais séries devidamente referenciadas, devendo ser datadas e numeradas de forma progressiva e contínua, dentro de cada série.
12. De notar ainda que, com exceção das situações mencionadas no n.º 2 do artigo 2.º, os sujeitos passivos de IRS e IRC estão obrigados à utilização de programas informáticos de faturação que tenham sido previamente certificados pela AT, nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 30 de junho, cuja alteração mais recente foi introduzida pela Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro, e que define os requisitos a observar pelos programas de faturação destinados a garantir a inviolabilidade da informação inicialmente registada.
13. As faturas devem ainda ser processadas em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor (n.º 4 do artigo 36.º).
14. Face ao exposto, sendo requisito essencial para o exercício do direito à dedução que os sujeitos passivos estejam na posse do original da fatura, conforme exigido pelo n.º 4 do artigo 36.º e pelo n.º 2 do artigo 19.º, ambos do CIVA, e tendo em consideração que, com exceção da faturas eletrónica a que se refere o n.º 10 do artigo 36.º - que são emitidas e recebidas exclusivamente por meios eletrónicos, na sequência da aceitação do destinatário e cumpridos que sejam os requisitos que decorrem da citada norma - as demais faturas, incluindo as faturas processadas através de sistemas informáticos de faturação, são obrigatoriamente emitidas em suporte papel, cabe concluir que, para o exercício do direito à dedução, o sujeito passivo deve estar na posse do original da fatura em suporte papel, que lhe deverá ter sido entregue pelo respetivo emitente.
15. Tal como decorre do ofício-circulado n.º 30074, de 24 de março de 2004, com exceção das situações de extravio ou destruição do original da fatura, as cópias de faturas, sejam a reprodução da fatura original ou a impressão de um ficheiro enviado em PDF, não garantem a adequada fiscalização do direito à dedução, designadamente, porque não asseguram que o imposto não seja deduzido por mais do que uma vez.
III - CONCLUSÃO
16. Para efeitos do cumprimento dos requisitos formais de exercício do direito à dedução a que se refere o n.º 2 do artigo 19.º do CIVA, o sujeito passivo deve estar na posse da fatura emitida em seu nome, passada nos termos legais, devendo esse documento ser o original e não uma cópia ou reprodução do original e devendo ainda a fatura ser entregue pelo respetivo fornecedor ao destinatário, em suporte de papel, salvo quando as partes tenham acordado o recurso à faturação eletrónica, nos termos e com os requisitos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA.
